Продукты
TurboFly Строительство TurboFly Производство TurboFly Аренда TurboFly ERP TurboFly ТОиР TurboFly CRM+СЭД TurboFly Web TurboFly Управление Договорами Транспортная компания TurboFly Риелтор Турбо 9 Бухгалтерия Турбо Бухгалтер 6.9 Audit XP Для ресторанов TurboFly Сотрудники Лайф Возможности Учет Расходов Сотрудников Учет ОргТехники Учет Отпусков (Времени) Распознание чеков Электронная Подпись ПреимуществаУчет Расходов Сотрудников
-
Авансовый Отчет (АО)
-
Назначение документа
Документ предназначен для создания, согласования и утверждения Авансового Отчета сотрудника за отчетный период.
-
Описание полей документа
Сервисная панель (верхний правый угол)
Стандартные сервисы:
-
Сохранить документ с закрытием
;
-
Закрыть документ без сохранения
;
-
Создать первичные формы документа (распечатать Первичку)
:
-
Кликнуть иконку
;
-
В открывшемся интерфейсе выбрать из выпадающего списка расширение pdf
-
В строке
кликнуть иконку 
;
-
В открывшемся бланке кликнуть иконку
– распечатать Первичку
-
В сервисе
закладки Формирование первичных документов можно 
сформировать, распечатать, открыть все первичные документы, отнесенные к данному документу, или удалить первичные документы, отмеченные в левом чекбоксе строки 
.
-
Сервисы – сервисные функции в документе
-
Выгрузка в SAP – Перенос расходов из ТУРБО в SAP, формируется файл для загрузки в SAP;
-
Отчеты – преднастроенные отчеты по документу
;
-
Сохранить документ без закрытия
;
-
Выпадающее контекстное меню
.
Блок Статус
Здесь указываются основные состояния документа:
-
Одобрен – Документ одобрен через функциональный блок Согласование;
-
Утвержден – Документ утвержден через функциональный блок Согласование; В этом случае Устанавливается дата документа. АО становится доступным для вывода на печать через сервисную кнопку «Первичка»
;
-
Проведен – Документ согласован через функциональный блок Согласование;
-
Отклонен – Документ отклонен через функциональный блок Согласование;
-
Архив – Документ согласован через функциональный блок Согласование, сдан в архив.
Блок Документ
Здесь указываются основные характеристики документа:
-
Док № – Номер текущего документа; устанавливается автоматически;
-
от – Дата документа; устанавливается как текущая, изменяется вручную;
-
Подотчетное лицо – Фамилия, имя и отчество сотрудника, создающего документ; устанавливается автоматически при создании документа;
-
Должность – Должность подотчетного лица; заполняется автоматически при выборе Подотчетного лица;
-
Отдел – Подразделение, в котором числится сотрудник; заполняется автоматически;
-
Главбух – Главный бухгалтер; заполняется автоматически;
-
Руководитель, одобряющий АО – Руководитель отдела; заполняется автоматически;
-
Руководитель, утверждающий АО – Директор; заполняется автоматически;
-
Бухгалтер – Бухгалтер, принимающий АО; заполняется автоматически;
-
Должность бух. – Должность бухгалтера; заполняется автоматически;
-
Комментарий – Комментарий в произвольной форме.
Блок Авансы
Здесь указываются предыдущий остаток, перерасход, полученный аванс и стоимость купленных билетов:
-
Предыдущий Остаток – Переходящий положительный денежный остаток за предыдущий отчетный период; в первом отчете вводится вручную, далее – автоматически при заполнении поля Подотчетное лицо;
-
Предыдущий Перерасход – Переходящий отрицательный денежный остаток за предыдущий отчетный период; в первом отчете вводится вручную, далее – автоматически при заполнении поля Подотчетное лицо;
-
Получен Аванс – Полученный текущий аванс; заполняется вручную;
-
Получены Билеты – Тип затрат «Покупка билетов»; заполняется автоматически.
ВАЖНО! Поля «Предыдущий Остаток» и «Предыдущий Перерасход» доступны для изменения всем сотрудникам Компании, заполняющими свой первый АО в системе. Далее, во всех последующих АО входящий остаток или перерасход могу менять только офисные сотрудники!
Блок Список Документов
Здесь указываются документы затрат, величины затрат и другие необходимые указания и ссылки по затратам:
-
+ – Добавление строки двойным кликом мышки;
-
++ – Дублирование текущей строки двойным кликом мышки;
-
- – Удаление текущей строки двойным кликом мышки;
-
№ Документа – Номер документа затрат (Чек); заполняется вручную;
-
ДАТА – Дата документа затрат (Чек); заполняется вручную;
-
Тип Затрат – Тип затрат; заполняется вручную – выбирается из справочника;
-
Сумма – Общая сумма по документу затрат; заполняется вручную;
-
Ставка НДС – Ставка НДС;
-
Сумма НДС – Сумма НДС по документу затрат; заполняется автоматически при заполнении последующего поля Сумма;
-
V – Указатель обязательного заполнения последующего поля: «нет» – не надо заполнять, «да» – надо заполнять; заполняется автоматически;
-
Центр Затрат – Заполняется по умолчанию равным Отделу сотрудника. Если в Типе Затрат стоит флаг, тогда корректируется – выбирается из справочника Центров Затрат, относящихся к подразделению сотрудника;
-
Номер Ордера – Номер Заказа в системе SAP; заполняется вручную;
-
V – Указатель обязательного заполнения последующего поля: «нет» – не надо заполнять, «да» – надо заполнять; заполняется автоматически;
-
Заявка – Заявка на выдачу подотчетных средств; заполняется вручную – выбирается из справочника;
-
V – Указатель обязательного заполнения последующего поля: «нет» – не надо заполнять, «да» – надо заполнять; заполняется автоматически;
-
Маркетинговый Акт – Поле Маркетинговый Акт заполняется, если в Типе Затрат стоит флаг «Нужен Маркетинговый Акт». Это поле заполняется либо новым Маркетинговым Актом, создаваемым из позиции текущей строки. Либо в этом поле выбирается уже созданный Маркетинговый Акт из позиции другой строки этого АО. Если Маркетинговый Акт ошибочный – он удаляется. Открытие, создание и удаление Акта происходит с помощью соответствующих кнопок правее текущего поля;
-
V – Указатель обязательного заполнения последующего поля: «нет» – не надо заполнять, «да» – надо заполнять; заполняется автоматически;
-
Путевой Лист – Путевой Лист создается из АО по кнопке +. Также его можно создать из картотеки и потом подтянуть в АО. Путевой лист заполняется так:
– В блоке Документ выбирается поле Автотранспорт, заполняются поля Начало и конец;
– В блоке Пробег заполняются поля Остаток в баке при возвращении и Реальные показания ODO-метра на конец отчетного периода;
– Через сервис Загрузить Типовые Маршруты загружаются маршруты;
– Вручную корректируются данные таблицы блока Маршрут;
– Запускается сервис Проставить Пробег;
– Путевой Лист в блоке Согласование отправляется на согласование.
-
Вложения – Прилагаемые копии документов (сканированная копия, фото) к данной строке; файлы разрешено сохранять в следующих форматах: PDF , JPG / JPEG , BMP и PNG ;
-
Принят – Руководитель построчно может принять или отклонить строку затрат, с указанием причины отклонения или прокомментировать;
-
Примечание – Комментарий Руководителя.
(Дополнительно: чтобы добавить новую строку расходов / удалить текущую строку, надо встать мышкой на строку и в контекстном меню (щелкнуть правой кнопкой мышки) выбрать Добавить кадр / Удалить кадр. Чтобы переместить строку вверх / вниз – выбрать Кадр вверх / Кадр вниз. Или с помощью горячих клавиш "Insert" и "Delete", "Alt+PgUp", "Alt+PgDown".)
Блок Итоги
Здесь указываются финансовые итоги документа за отчетный период:
-
Израсходовано – Израсходованные средства – сумма, согласно отчетным документам; устанавливается автоматически, как сумма по строкам Блока Список Документов поля Сумма;
-
в т.ч. НДС – Сумма НДС от значения поля Израсходовано; заполняется автоматически;
-
Остаток – Разница между полученной суммой аванса и израсходованными средствами; заполняется автоматически;
-
Перерасход – Сумма превышения израсходованных средств над полученным авансом; заполняется автоматически;
-
Документы – Количество отчетных закрывающих Документов (Чеков) в Блоке Список Документов; заполняется автоматически;
-
Листы – Количества листов, на которых размещены (прикреплены) отчетные закрывающие документы; заполняется вручную;
-
Период – Период заполняется автоматически, на основе даты авансового отчета в блоке Документ (поле от).
Блок Согласование
Здесь организуется процедура согласования документа и отображаются этапы и данные по его прохождению:
-
Ответственный – Ответственный за текущий этап согласования; заполняется автоматически;
-
Текущее Состояние – Текущее состояние согласования; заполняется автоматически;
-
Отправить Передать Документы АО… – Кнопка/-ки маршрутов согласования; автоматически меняется в зависимости текущего состояния;
-
Дата – Дата перехода из одного состояния в другое; заполняется автоматически;
-
Кто перевел – Сотрудник, который перевел документ в новое состояние; заполняется автоматически;
-
Новый ответственный – Сотрудник, ответственный за следующий этап согласования; заполняется автоматически;
-
Резолюция – Резолюция нового этапа согласования;
-
В состоянии – Значение нового этапа согласования.
Общий алгоритм согласования:
Руководитель обязательно должен указать причину отклонения АО: либо выбирает из списка любую из предлагаемых стандартных причин отклонения, либо указывает свою. Далее подчиненный получает уведомление по электронной почте и далее создает новый АО либо копированием предыдущего для удобства, либо созданием нового пустого.
При проверке АО Руководитель обязательно должен проверить Маркетинговые акты и Заявки на командировочные расходы
-
Уведомления о сроках оформления АО
Сотруднику:
-
первое уведомление по e-mail в последний рабочий день отчетного месяца в 9.00 MSK о необходимости оформить АО;
-
второе уведомление по e-mail – 6-го числа следующего месяца в 9.00 MSK по факту блокировки на заполнение АО;
При согласовании с руководителем блокировка 6-го числа может быть снята, и сотрудник сможет отчитаться за предыдущий месяц.
-
третье уведомление по e-mail – 15-го числа следующего месяца в 9.00 MSK по факту окончательного запрета на сдачу АО.
Руководителю:
-
ежедневно в 18-00 MSK начиная с последнего рабочего дня прошедшего месяца до 5-го числа нового месяца приходят письма с просьбой проверить имеющиеся АО на одобрение;
-
14-го числа нового месяца в 9.00 MSK приходит уведомление по e-maiI со списком тех сотрудников, которые отравили АО на одобрение, но отчеты еще не были проверены.
Бухгалтеру:
-
первое уведомление по e-mail - 5-ого числа каждого месяца в 9.00 MSK со списком тех сотрудников, которые еще не заполнили свои АО;
-
второе уведомление по e-mail - 6-го числа каждого месяца в 9.00 MSK с двумя списками:
-
сотрудники, которые не заполнили АО
-
сотрудники, которые заполнили АО, но его АО был отклонен руководителем
6-го числа каждого месяца в 9.00 MSK включается блокировка на заполнение АО за предыдущий (отчетный) месяц всем сотрудникам Компании.
Руководитель должен успеть проверить все поступившие АО от его подчиненных не позднее 18.00 MSK 14-го числа следующего месяца – финальный срок сдачи АО.
15-го числа каждого месяца в 9.00 MSK включается финальная блокировка на заполнение АО за предыдущий (отчетный) месяц всем сотрудникам Компании, т.е. отчитаться сотрудник за предыдущий месяц больше не сможет.
-
Уведомления о статусе АО
-
При отправке сотрудником АО на одобрение руководителю приходит уведомление о том, что поступил на проверку новый АО.
-
В случае отклонения отчета руководителем сотруднику приходит уведомление, что его отчет отклонен с указанием списка причин и просьбой создать новый отчет путем копирования отклоненного.
-
В случае одобрения отчета руководителем сотруднику приходит уведомление, что его отчет одобрен, может быть распечатан и отправлен в бухгалтерию.
-
После проведения отчета бухгалтером сотруднику приходит уведомление о том, что его отчет проведен.
Все уведомления отправляются сразу, как АО изменил свой статус в системе.
Кнопкой «уголок» 
можно сворачивать / разворачивать Блок.
После создания документа не забудьте его сохранить.