г.Москва---------------- (495)720-65-66openfly@openfly.ru
г.Санкт-Петербург---- (812)305-25-74info@ptmk.ru 
г.Санкт-Петербург---- (812)327-49-73info@pcapital.ru 
г.Барнаул--------------- (3852)35-07-98garnec@garnec.ru

Управление Строительством

Управленческий учет в системе Турбо Строительство:

· Учет взаимоотношений с контрагентами

· Учет в процессе планирования работ

· Учет строительных материалов

· Учет работы автотранспорта и строительных машин

· Учет персонала и заработной платы

· Учет выполненных работ и затрат на производство

· Бюджет стройки и финансовый анализ


Постановка управленческого учёта на предприятии является в настоящее время уже не новомодным веянием “западной” идеологии, а насущным требованием “идти в ногу со временем”.

Управленческий учёт стал необходимым инструментом управления организацией, включающим в себя идентификацию, сбор, регистрацию, обобщение, анализ и передачу внутренним пользователям необходимой информации.

На многих предприятиях построены сложные информационные системы, ориентированные на внутренних пользователей. Построение информационных систем это инвестирование в совершенствование собственного бизнеса и как всякое инвестирование построение системы управленческого учёта требует наличия значительных ресурсов и навыков персонала.

Именно из-за сложности этого процесса значительное число предприятий пользуются услугами сторонних (консалтинговых) компаний по постановке систем управленческого учёта.

Однако, пускаясь в плавание, строя свою систему управленческого учёта, необходимо наметить курс, изучить азы этого процесса.

Материал этого бюллетеня предназначен для ознакомления с основами построения и функционирования информационных систем управленческого учёта в строительной фирме.

На прилагаемом диске имеется учебная версия информационной системы ТБ69.Строительство. Она позволит Вам практически освоить технологию управленческого учета в строительной организации.

Введение в управленческий учет

Под управленческим (или внутренним) учетом обычно понимается идентификация, сбор, регистрация, обобщение, анализ и передача внутренним пользователям информации, необходимой для управления организацией. Такая информация бывает востребована в процессе подготовки данных, необходимых для принятия управленческих решений, впоследствии отражающихся в планах разного уровня, а также при контроле исполнения планов. Поэтому можно сказать, что управленческий учет представляет собой систему информационного обеспечения процессов планирования и контроля на всех уровнях управления: начиная от стратегии и заканчивая оперативными бюджетами. Многие менеджеры считают, что управленческий учет является подсистемой бухгалтерского учета и ограничивается сферой финансов. Однако управленческий учет - это скорее подход к организации информационной системы предприятия, ориентированной на пользователя, чем какая-либо универсальная методика.

1.jpg

Особенности управленческого учёта:

Ориентация информации на пользователя - определенного менеджера организации - характеризует сущность управленческого учета. При этом потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависеть, во-первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во-вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим, система управленческого учета в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими эту специфику.

Например, это может быть комплексная информационная система, которая обеспечивает менеджеров на всех уровнях управления необходимой информацией о состоянии каждой из основных функциональных областей, таких как производство, заключение договоров, финансы и т.д. Вместе с тем, это может быть и локальная система, которая формирует данные для ограниченного круга менеджеров (например, система показателей деятельности службы Главного инженера) или в пределах ограниченной функциональной области (например, оперативный учет производства или финансовых показателей деятельности).

Вторая особенность управленческого учета - оперативность - обусловлена тем, что информация для нужд принятия решений и контроля будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям. При построении сложных систем управленческого учета, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации учетных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.

Турбо Строительство

Основные функции.

Турбо Строительство—это информационная система для автоматизации управленческого учета на предприятиях и в организациях строительной отрасли. Система позволяет выполнить комплексную автоматизацию всех участков учета строительной организации:

· Учет взаимоотношений с контрагентами (заказчиками, подрядчиками, поставщиками и покупателями, государственными структурами и другими участниками бизнеса);

· Учет объектов строительства (выполнения ремонтных работ);

· Подготовка и учет договоров с заказчиками на выполнение работ;

· Подготовка и учет документов приложений к договору:

· Сметы на объекты в формате АРПС 1.10;

· Планов выполнения работ;

· Планов взаиморасчетов за выполненные работы.

· Ведение базы данных внутренних нормативов на выполнение работ;

· Построение календарных планов строительства на основе смет, загруженных в систему в формате АРПС и проектов, ведущихся в MS Project

· Возможность создания нескольких сценариев выполнения одного проекта, для выбора наиболее оптимального;

· Возможность расчета календарных планов классическими методами.

· Определение плановой себестоимости строительства;

· Определение непосредственных исполнителей – сотрудников, подразделений (бригад) или организаций (субподрядчиков) для выполнения запланированных работ;

· Формирование потребностей и заявок в материально-технических ресурсах;

· Учет фактически израсходованных материалов, в разрезе контрагентов, объектов строительства, договоров, работ, исполнителей и других аналитических признаков (до 63 аналитических признаков);

· Учет работы автотранспорта и строительных машин

· Управление финансами, формирование финансовых планов строительства, бюджетов объектов, этапов, структурных подразделений, учет движения денежных средств.

· Фиксация и накопление информации по данным оперативного, бухгалтерского и налогового учета.

· Ведение оперативного, бухгалтерского и налогового учетов.

· Построение отчетов в разрезе всех направлений аналитического и синтетического учета в текстовом формате, форматах Microsoft Word (Rtf). Microsoft Excel, графическом представлении.

Учет взаимоотношений с контрагентами

Одним из важнейших вопросом в каждой организации является вопрос взаимоотношений с контрагентами (клиентами, заказчиками, поставщиками, подрядчиками и субподрядчиками, а так же государственными органами).

Для учета взаимоотношений с контрагентами в системе Турбо Строительство имеются специальные бланки, которые образуют картотеки и позволяют организовать многомерный аналитический учет в разрезе контрагентов, объектов, договоров, приложений к договорам (смет).

2.jpg

На рисунке показана карточка контрагента и картотека контрагентов.

Карточка включает основную информацию о контрагенте необходимые для оформления документов, а также дополнительные сведения , которые могут быть полезны во время общения в процессе деловых отношений.

Картотека контрагентов является аналитическим справочником.

Для учета объектов строительства предусмотрена карточка объекта. Карточки образуют картотеку. Картотека объектов является аналитическим справочником.

3.jpg

Организация аналитического учета в разрезе контрагентов и объектов строительства позволяет отслеживать все хозяйственные взаимоотношения в процессе совместной деятельности.

Обязательства заказчика и подрядчика друг перед другом оформляются договором. Для регистрации параметров договора в программе имеется формализованный бланк учета договоров.

4.jpg

Бланки образуют картотеку

5.jpg

Записи картотеки договоров формируют аналитический справочник.

Договора могут предусматривать несколько объектов. По каждому объекту возможно открытие нескольких этапов выполнения работ. На каждый этап договора оформляется отдельное приложение к договору. В приложении перечисляются работы, к данному этапу.

6.jpg

Реестр работ в приложении может быть составлен на основании данных из сметы. Для хранения данных смет в программе имеется специальная картотека в которой сметы хранятся в формате АРПС 1.10. Для загрузки смет в программе имеется специальный бланк «Единый»

7.jpg

Планирование производства

Строительное производство—сложный технологический процесс. Как всякий сложный технологический процесс он требует тщательного планирования. Планирование является одним из наиболее результативных способов снижения издержек в производстве. Оно позволяет предприятию снизить потери от простоя дорогостоящего оборудования, и высококвалифицированных специалистов, оптимизировать движение материалов и складские запасы, сделать процесс производства контролируемым и управляемым.

В программе Турбо Строительство позволяет получить календарный план график выполнения работ по каждому объекту и этапу выполнения работ. Для этого в программе в бланке «Приложение к договору» реализован механизм расчета календарного плана выполнения работ классическим методом: Планирование сроков выполнения работ производится по данным о трудозатратах основных рабочих, количестве рабочих, продолжительности рабочего дня и очередности выполнения работ. Очередность выполнения работ определяется номером работы. Для указания номера работы используется поле «Номер». Нумерация работ может быть выполнена автоматически. Количество рабочих, занятых на выполнении работ указывается в поле «Рабочие». Имеется возможность указать одинаковое количество рабочих для всех работ реестра.

Имеется возможность составления планов работ выполняющихся одновременно. Для составления таких планов нужно сначала пронумеровать работы одной ветви, затем второй, продолжив нумерацию и так далее. Затем выполнить расчет дат. Работы будут спланированы линейно.

8.jpg

Далее следует изменить начальную дату первой работы во второй ветви на требуемую.

Программа пересчитает даты от указанной для всех работ стоящих в списке ниже.

9.jpg

Далее изменяют начальную дату первой работы в третьей ветви и так далее.

10.jpg

Таким образом получают нелинейный график выполнения работ.

Полученный график позволяет получить такие реестры управленческого учета, как «Журнал сметной стоимости выполнения работ», документами данного реестра являются карточки «Работы по договору с заказчиком»:

11.jpg

12.jpg

На основании данных в карточке формируются проводки для управленческого учета:

13.jpg

и «График планируемых платежей»:

По данным этих реестров можно построить отчеты о поступлении и планируемом расходование средств по приложению к договору.

Для получения отчетов в программе используется генератор отчетов:

14.jpg

Генератор отчетов позволяет пользователям получать сложные аналитические отчеты в различных форматах (текст, графика, Word, Excel).

График расходов и платежей (Текст)

15.jpg

Данный метод планирования пригоден для получения планов для финансового анализа и управленческого учета. Для формирования производственных планов требуются более эффективные технологии.

С целью повышения эффективности планирования программа имеет возможность импорта-экспорта данных для обмена информацией с программами «МАСТЕР-ПТО», фирмы «DEF» (www.defsmeta.com) и Microsoft Project.

Следующим этапом работы является планирование работ выполняемых собственными силами. Для этого требуется составить реальную ресурсную смету. Данный документ позволит спланировать ресурсы для выполнения работ, рассчитать их реальную стоимость и определить реальные финансовые показатели (прибыль, рентабельность, затраты и т.д.).

План работ выполняемых собственными силами

План работ выполняемых собственными силами составляется по данным приложения к договору с заказчиком.

После оформления приложения к договору с заказчиком уже имеется состав работ и есть список ресурсов на каждую работу. Также уже имеется график выполнения работ. Требуется уточнить состав работ и произвести калькуляцию стоимости работ по реальным ценам на ресурсы.

Для выполнения этих работ в программе предусмотрен бланк «План собственных работ».

Бланки образуют картотеку (таблицу базы данных):

16.jpg

17.jpg

18.jpg

Обеспечение строительными материалами

Планирование ресурсов. Журналы учета задействованных ресурсов.

На основании данных рассчитанных в таблице реестра работ программой формируются реестры управленческого учета «Журналы учета задействованных ресурсов».

Для формирования журналов нужно нажать кнопку «В журнал» в бланке «План собственных работ».

Программой формируются журналы:

· Журнал планирования материалов

· Журнал планирования работы персонала

· Журнал планирования расчетов с персоналом

· Журнал планирования эксплуатации машин и механизмов

· Журнал планирования оборудования

Журналы являются основными регистрами управленческого учета и позволяют оценить плановые затраты строительства, плановую прибыль и сравнивая фактические результаты с плановыми показателями эффективно управлять производством.

Обеспечение строительными материалами

Обеспечение строительства материалами одна из важнейших задач. Учет потребности в материалах, поступления материалов, их внутреннее перемещение и списание на объекты осуществляются в «Журнале планирования материалов» и в модуле «Учет ТМЦ».

Журнал формируется для учета потребности в материалах необходимых при выполнении работ. Он представляет из себя картотеку документов «План расхода материала».

19.jpg

Документ «План расхода материала» формируется на каждый день работ

Отчеты о наличии и потребности в материалах.

Получив «Журнал планирования материалов» мы можем получить ряд очень ценных отчетов. Для построения отчетов в программе используется генератор отчетов – диалог «Внутренние отчеты».

Вот несколько примеров возможных отчетов:

Ведомость потребности в материалах (Ресурсы).

Данный отчет анализирует потребность в сметных ресурсах – материалах:

20.jpg

Ведомость потребности в материалах (ТМЦ) по объектам

При выполнении работ в одном учетном периоде на нескольких объектах полезным будет отчет о потребности материалов по объектам:

21.jpg

22.jpg
Анализ потребности в материалах (ТМЦ)

Данный отчет позволит получить информацию о потребности в приобретении ресурсов с учетом имеющихся остатков на складах и графиках выполнения работ на объектах:

Обороты за период с 01.07.2008 по 01.07.2008 включительно:

23.jpg

Из первой таблицы мы видим, что на 01.07.2008 у нас на складе имеется 5000 кг песка. Нам потребуется 12000. Нам не хватает 7000. Их следует приобрести и доставить на объект до начала работ. Аналогичная ситуация с цементом и «маячками». Шпатлевка пока не требуется, на складе есть достаточное количество.

Обороты за период с 17.07.2008 по 17.07.2008 включительно

24.jpg

Линолеум не требуется, на складе есть достаточное количество.

Обороты за период с 19.07.2008 по 19.07.2008 включительно

25.jpg

А вот ковролина нет, требуется приобрести и доставить на объект к 19.07.2008.

Для учета фактического движения ТМЦ по складам, объектам и между материально-ответственными лицами в программе имеется модуль учета ТМЦ:

26.jpg

За счет расширенных возможностей аналитического учета модуль позволяет вести полноценный управленческий учет. Формируемые проводки обеспечивают не только формирование затрат по объектам строительства, но и возможность для анализа. Система позволяет избежать затаривание складов и перерасхода в поставках материалов на объекты. Каждое перемещение ТМЦ связано с конкретными объектами, работами и материально-ответственными лицами.

Система позволяет оперативно формировать большое количество отчетов:

27.jpg

В системе имеется полный набор операционных документов для оформления всех операций по учету ТМЦ.

Имеется возможность выгрузки и загрузки данных для обмена с другими бухгалтерскими и складскими программами. Формат обмена может быть настроен на конкретном предприятии.

Учет работы автотранспорта и строительных машин

Учет потребности в строительной технике и автотранспорте, а также контроль за эксплуатацией машин и механизмов осуществляются в «Журнал планирования эксплуатации машин и механизмов» и в модуле «Учет работы автотранспорта и строительных машин».

Журнал планирования эксплуатации машин и механизмов формирует проводки для управленческого учета и составления плана использования строительной техники и автотранспорта на объектах.

Система «Учет работы автотранспорта и строительных машин» предназначена для автоматизации учета деятельности автотранспортных и механизированных подразделений в составе организаций и специальных предприятий (управлений механизации, автобаз, колонн и т.п.), специализирующихся на оказании услуг по выполнению работ с использованием специальной строительной техникой (подъемные краны, экскаваторы и землеройные машины, буровые машины, бульдозеры и др.) и автотранспорта. Система обеспечивает заполнение путевых листов, ведет учет пробега автотранспорта, расхода ГСМ и начисление износа шин в зависимости от пробега, расчет стоимости оказанных работ (услуг). Система содержит полный комплект форм путевых листов, рапортов и журналов, а также отчеты по расходованию топлива, износу шин, страхованию транспортных средств и др. Система позволяет сформировать документы на списание ГСМ, шин, а также получать полный пакет документов на оказанные транспортные услуги и услуги по эксплуатации строительных машин и механизмов. Система содержит карточку транспортного средства, в которой содержится необходимая информация о транспортном средстве, о ГСМ, шинах и страховании транспортного средства. Автоматизирована связь с системами: Основные средства, Бухгалтерский учет ТМЦ, Зарплата, Кадры.

28.jpg

29.jpg

29.jpg

Учет работы персонала и расчет заработной платы

Учет потребности в персонале, кадровый учет, распределение персонала на объекты и расчет заработной платы за выполненные работы осуществляются в реестрах управленческого учета «Журнал планирования работы персонала » и «Журнал планирования расчетов с персоналом» и в модулях «КАДРЫ» и «ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА».

Журналы, сформированные по данным плана выполнения работ позволяют сопоставить ресурсы заложенные в сметных нормативах конкретным исполнителям работ: сотрудникам, бригадам (подразделениям), контрагентам (субподрядчикам). Такое сопоставление позволяет автоматизировать процесс планирования распределения персонала по работам и объектам.

Модули «Кадры» и «Зарплата» предназначены для учета фактических событий и хозяйственных операций связанных с персоналом.

Система "Кадры" предназначена для автоматизации ведения персонального кадрового и табельного учета сотрудников. Система содержит полный набор унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом: Приказы (индивидуальные и групповые), Записки-расчеты об отпуске, Личная карточка, Лицевой счет, Табель учета, Штатное расписание, трудовой договор и др. Для автоматизации заполнения табеля учета в системе предусмотрены календари (календарь праздничных дней и универсальный календарь рабочего времени). Система автоматически формирует приказы по делопроизводству и о приеме на работу, лицевую карточку, лицевой счет и трудовой договор при зачислении (приеме) работника. Автоматически формируется табель учета сотрудников по подразделениям. Для оперативного анализа кадровой деятельности система формирует отчеты: сведения о полном списочном составе сотрудников предприятия; информация о текучести кадров; динамические данные о количестве принятых и уволенных сотрудников; персонифицированные данные по сотрудникам; разнообразная информация по видам воинского учета. Автоматизирована связь с системами Зарплата Учет работы автотранспорта.

Система «Зарплата» предназначена для расчета заработной платы и формирования отчетности о доходах физических лиц и данных по персонифицированному учету в ПФ России на бумажных и магнитных носителях; Система позволяет вести расчет заработной платы для общего режима налогообложения, а также с учетом упрощенной системы налогообложения, единого с/х налога, общего режима налогообложения с применением ЕНВД. Особенностью программы является многомерный и многоуровневый аналитический учет. При начислении заработной платы аналитические признаки могут быть привязаны к ведомости, к сотруднику, к конкретному виду начисления и конкретному сотруднику по конкретному виду начисления. Признаки передаются в сформированные проводки по начислениям, удержаниям и расчету ЕСН, НДФЛ и другим отчислениям. Это позволяет достоверно определить затраты по заработной плате на объекты, этапы и работы. Так как зарплата основных рабочих является одним из основных видов прямых затрат, точный аналитический

31.jpg

учет этого показателя обеспечивает достоверность всего расчета затрат на

Учет выполненных работ и затрат на производство

Учет выполненных работ в программе осуществляется с помощью бланков «Процентовка». Бланки формирую картотеку, которая является журналом (регистром управленческого учета). На основании полученных данных формируются стандартные отчетные строительные формы

32.jpg

33.jpg

Подсистема управления затратами предназначена для учета фактических затрат предприятия и расчета себестоимости продукции на основе данных управленческого учета.

34.jpg

35.jpg

Бюджетирование и финансовый анализ.

Подсистема реализует функции, необходимые для построения системы финансового планирования на предприятии:

· планирование движения средств предприятия на любой период в разрезе временных интервалов, центров финансовой ответственности (ЦФО), проектов, остаточных и оборотных показателей, дополнительной аналитики (номенклатура, контрагенты…);

· мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;

· составление сводной отчетности по результатам мониторинга;

· контроль соответствия заявок на расходование средств рабочему плану на период;

· анализ доступности денежных средств;

· анализ отклонений плановых и фактических данных.

В программе может использоваться такой модуль, как финансовый анализ. Он включает в себя 8 групп характеризующих экономическое состояние предприятия:

1. Ликвидность баланса. 
2. Платежеспособность. 
3. Финансовая устойчивость. 
4. Выручка и себестоимость. 
5. Рентабельность. 
6. Чистые активы. 
7. Динамика прибыли. 
8. Отдаленность банкротства.

Назначение этого блока — это, прежде всего, проведение аналитических процедур. Пользуясь результатами анализа можно составить мнение о динамике развития предприятия, его устойчивости и сделать заключение о возможности продолжения деятельности. По крайней мере, в течение ближайшего года.