г.Москва---------------- (495)720-65-66openfly@openfly.ru
г.Санкт-Петербург---- (812)305-25-74info@ptmk.ru 
г.Санкт-Петербург---- (812)327-49-73info@pcapital.ru 
г.Барнаул--------------- (3852)35-07-98garnec@garnec.ru

Автоматизация делопроизводства

Даже в хорошо налаженном делопроизводстве фирмы всегда есть возможности для улучшений. Современную технологию документооборота – быстроту, четкость, своевременность и правильность ведения дел обеспечит электронная система управления документами TurboFly, созданная сотрудниками нашей компании с учетом новейших достижений в области автоматизации менеджмента.

Эффективное решение проблем в организации документооборота

Многолетний опыт работы с различными организациями, в которых требовалась автоматизация документационного обеспечения управления, позволил нашим специалистам глубоко изучить проблемы в процессах делопроизводства и создать оптимальную систему электронного документооборота, учитывающую особенности любого предприятия.

Система автоматизации делопроизводства TurboFly позволяет:

  • быстро создавать первичные документы в согласованной стандартной форме;
  • автоматизировать ведение основных журналов по заданным параметрам;
  • упорядочить систематизацию и обеспечить надежное хранение первичных документов в базах данных;
  • создать структурированный электронный архив, в котором можно почти мгновенно найти нужный документ;
  • регламентировать или ограничить возможность доступа к определенным категориям документов;
  • вести учет документов по разным параметрам – датам, форме, направленности и др.;
  • обеспечить контроль исполнения документов с учетом сроков или других указанных критериев;
  • использовать необходимые справочники по специфике работы;
  • установить корреляцию между взаимосвязанными документами;
  • оповещать сотрудников по электронной почте о тех или иных изменениях, в которых задействована система документационного обеспечения управления.

Для руководителей очень важно то, что благодаря автоматизированной системе TurboFly можно не только быстро создать, а потом найти любой документ, но и гарантировать четкий контроль исполнения документов. Практика использования электронной системы уже подтвердила явное ускорение офисных и производственных процессов, а также повышение дисциплины исполнителей, что в разы увеличивает выгоды ее установки.

Широкий спектр применения

Обладая разнонаправленной функциональностью, автоматизированная система документационного обеспечения управленияTurboFly может быть использована как для различных видов документации, так и в разных отраслях. С учетом специфики деятельности фирмы могут быть установлены конкретные комплексные версии, учитывающие особенности:

  • строительных организаций,
  • производственных предприятий;
  • транспортных компаний;
  • ресторанного бизнеса;
  • управления недвижимостью, включая аренду, куплю и продажу;
  • торговли и снабжения;
  • фирм, оказывающих различные услуги и работающих с клиентами на основе договоров;
  • компаний, предоставляющих бухгалтерские услуги.

В случае другой деятельности фирмы-заказчика наши специалисты смогут разработать комплексную версию, адаптированную к ее особенностям.

Также можно использованы отдельные компоненты или блоки системы, связанные с решением конкретных насущных задач предприятия, а именно:

  • автоматизация кадрового делопроизводства;
  • crm-документооборот, связанный с клиентами;
  • систематизация и учет документов бухгалтерии;
  • организация систем первичных исходящих и входящих документов;
  • координация работы с внутренними документами разных отделов;
  • учет бланков строгой отчетности;
  • регистрация приема посетителей;
  • формирование систем документооборота по необходимым направлениям, например, «Договора», «Проведение экспертиз», «Регионы» и другие.

Крупным фирмам выгодна комплексная электронная система документационного обеспечения управления, которая решает сразу все задачи работы с документами. Для небольших предприятий наиболее востребованы автоматизированные системы, координирующие первичные документы бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, а также по работе с клиентскими базами.

Что гарантированно получает руководитель и предприятие

Повседневная практика использования разных версий системы TurboFly на предприятиях уже продемонстрировала, что автоматизация делопроизводства на ее основе обеспечивает:

  • четкую координацию первичной «бумажной работы» - создание, хранение, передачу, исполнение и учет документов по требованиям организации-заказчика;
  • автоматизированное согласование взаимосвязанных документов, что значительно ускоряет подготовительную работу, например, комплектацию пакета документов;
  • существенное ускорение процессов документооборота, основанное на стандартизации форм документов и структурировании задач;
  • контроль исполнения документов по установленным параметрам – дате, исполнителю, виду работ или другому критерию;
  • повышение исполнительской дисциплины в организации;
  • дополнительную обоснованность действий руководства.

Адаптированный к потребностям клиента электронный документооборот TurboFly помогает формировать отчетность как по видам информации, например:

  • договора,
  • проекты,
  • экспертизы,
  • сопутствующая документация;

так и/или разным группам учета:

  • регионы;
  • департаменты;
  • исполнители;
  • объекты;
  • клиенты.

Правильно подобранные принципы автоматизации многократно улучшают не только процессы делопроизводства, но и менеджмент в целом.

Неоспоримые выгоды покупки и установки

Важно, что системная автоматизация делопроизводства приводит к повышению общего уровня менеджмента, а именно:

  • в сферах управления производством, персоналом, финансами и материально-технической базой;
  • в анализе и планировании, принятии решений, организации деятельности и общем контроле;
  • во всех производственных и торговых процессах благодаря быстрой координации всех необходимых первичных документов – контрактов и спецификаций, актов и протоколов, технических и отгрузочных документов и т. д.;
  • электронный документооборот занимает меньше времени в работе с персоналом благодаря стандартизации оформления и автоматизации повседневных операций;
  • контроль за работой сотрудников организации становится более результативным;
  • улучшается тайм-менеджмент руководителя, освобождается время от «текучки» в пользу стратегических задач;
  • повышается репутация руководства;
  • улучшается имидж предприятия как надежного партнера.

Электронная система TurboFly– новое качество менеджмента!