Автоматизация делопроизводства
Даже в хорошо налаженном делопроизводстве фирмы всегда есть возможности для улучшений. Современную технологию документооборота – быстроту, четкость, своевременность и правильность ведения дел обеспечит электронная система управления документами TurboFly, созданная сотрудниками нашей компании с учетом новейших достижений в области автоматизации менеджмента.
Эффективное решение проблем в организации документооборота
Многолетний опыт работы с различными организациями, в которых требовалась автоматизация документационного обеспечения управления, позволил нашим специалистам глубоко изучить проблемы в процессах делопроизводства и создать оптимальную систему электронного документооборота, учитывающую особенности любого предприятия.
Система автоматизации делопроизводства TurboFly позволяет:
- быстро создавать первичные документы в согласованной стандартной форме;
- автоматизировать ведение основных журналов по заданным параметрам;
- упорядочить систематизацию и обеспечить надежное хранение первичных документов в базах данных;
- создать структурированный электронный архив, в котором можно почти мгновенно найти нужный документ;
- регламентировать или ограничить возможность доступа к определенным категориям документов;
- вести учет документов по разным параметрам – датам, форме, направленности и др.;
- обеспечить контроль исполнения документов с учетом сроков или других указанных критериев;
- использовать необходимые справочники по специфике работы;
- установить корреляцию между взаимосвязанными документами;
- оповещать сотрудников по электронной почте о тех или иных изменениях, в которых задействована система документационного обеспечения управления.
Для руководителей очень важно то, что благодаря автоматизированной системе TurboFly можно не только быстро создать, а потом найти любой документ, но и гарантировать четкий контроль исполнения документов. Практика использования электронной системы уже подтвердила явное ускорение офисных и производственных процессов, а также повышение дисциплины исполнителей, что в разы увеличивает выгоды ее установки.
Широкий спектр применения
Обладая разнонаправленной функциональностью, автоматизированная система документационного обеспечения управленияTurboFly может быть использована как для различных видов документации, так и в разных отраслях. С учетом специфики деятельности фирмы могут быть установлены конкретные комплексные версии, учитывающие особенности:
- строительных организаций,
- производственных предприятий;
- транспортных компаний;
- ресторанного бизнеса;
- управления недвижимостью, включая аренду, куплю и продажу;
- торговли и снабжения;
- фирм, оказывающих различные услуги и работающих с клиентами на основе договоров;
- компаний, предоставляющих бухгалтерские услуги.
В случае другой деятельности фирмы-заказчика наши специалисты смогут разработать комплексную версию, адаптированную к ее особенностям.
Также можно использованы отдельные компоненты или блоки системы, связанные с решением конкретных насущных задач предприятия, а именно:
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- crm-документооборот, связанный с клиентами;
- систематизация и учет документов бухгалтерии;
- организация систем первичных исходящих и входящих документов;
- координация работы с внутренними документами разных отделов;
- учет бланков строгой отчетности;
- регистрация приема посетителей;
- формирование систем документооборота по необходимым направлениям, например, «Договора», «Проведение экспертиз», «Регионы» и другие.
Крупным фирмам выгодна комплексная электронная система документационного обеспечения управления, которая решает сразу все задачи работы с документами. Для небольших предприятий наиболее востребованы автоматизированные системы, координирующие первичные документы бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, а также по работе с клиентскими базами.
Что гарантированно получает руководитель и предприятие
Повседневная практика использования разных версий системы TurboFly на предприятиях уже продемонстрировала, что автоматизация делопроизводства на ее основе обеспечивает:
- четкую координацию первичной «бумажной работы» - создание, хранение, передачу, исполнение и учет документов по требованиям организации-заказчика;
- автоматизированное согласование взаимосвязанных документов, что значительно ускоряет подготовительную работу, например, комплектацию пакета документов;
- существенное ускорение процессов документооборота, основанное на стандартизации форм документов и структурировании задач;
- контроль исполнения документов по установленным параметрам – дате, исполнителю, виду работ или другому критерию;
- повышение исполнительской дисциплины в организации;
- дополнительную обоснованность действий руководства.
Адаптированный к потребностям клиента электронный документооборот TurboFly помогает формировать отчетность как по видам информации, например:
- договора,
- проекты,
- экспертизы,
- сопутствующая документация;
так и/или разным группам учета:
- регионы;
- департаменты;
- исполнители;
- объекты;
- клиенты.
Правильно подобранные принципы автоматизации многократно улучшают не только процессы делопроизводства, но и менеджмент в целом.
Неоспоримые выгоды покупки и установки
Важно, что системная автоматизация делопроизводства приводит к повышению общего уровня менеджмента, а именно:
- в сферах управления производством, персоналом, финансами и материально-технической базой;
- в анализе и планировании, принятии решений, организации деятельности и общем контроле;
- во всех производственных и торговых процессах благодаря быстрой координации всех необходимых первичных документов – контрактов и спецификаций, актов и протоколов, технических и отгрузочных документов и т. д.;
- электронный документооборот занимает меньше времени в работе с персоналом благодаря стандартизации оформления и автоматизации повседневных операций;
- контроль за работой сотрудников организации становится более результативным;
- улучшается тайм-менеджмент руководителя, освобождается время от «текучки» в пользу стратегических задач;
- повышается репутация руководства;
- улучшается имидж предприятия как надежного партнера.
Электронная система TurboFly– новое качество менеджмента!