Автоматизация заказов
Для любой предпринимательской деятельности автоматизированный учет заказов совместно с составлением реалистичных оперативных и календарных планов обеспечивает рациональное использование экономических ресурсов и ритмичный ход всех хозяйственных процессов. Заказы клиентов на производство изделия, покупку товара либо выполнение конкретной работы (оказания услуги) в определенной степени являются гарантией получения прибыли предприятием, в связи с чем требуют к себе повышенного внимания. Грамотно организованное управление заказами и автоматизированный учет заказов с детальной фиксацией требований, предпочтений и пожеланий клиентов позволят улучшить качество обслуживания и увеличить объемы продаж (выполнения работ или предоставления услуг).
Заказы
Заказ – это официальная заявка на приобретение продукции (материалов), изготовление изделий, выполнение работы либо оказание услуг. Каждый заказ содержит определенный набор информационных данных, конкретизирующих предмет заказа: вид, наименование, количество или объем продукции (работы, услуги), сроки выполнения, величину оплаты, условия выполнения и т. д. Информационное содержание заказа может различаться в зависимости от направления и особенностей деятельности субъекта хозяйствования, к которому поступил заказ от клиента.
Все заказы предприятия делятся на две большие группы:
- заказы, полученные предприятием от внешних потребителей товаров (работ, услуг);
- заказы от предприятия к внешним поставщикам продукции (работ, услуг).
Заказы, как правило, оформляются документально или с использованием web-сервиса и считаются принятыми при подтверждении его исполнителем и заказчиком.
Учет заказов
Для контролирования заказов требуется наличие хорошо организованной системы учета, обеспечивающей фиксацию и систематизацию учетной информации. Система учета должна обеспечивать возможность быстрого поиска требуемой информации, и исключать вероятность потери значимых данных. Кроме того, система учета должна предоставлять возможность формирования в оперативном режиме аналитических отчетов, и обеспечивать оформление всех необходимых документов. Для уменьшения трудоемкости обработки учетной информации, подведения итогов и составления отчетов целесообразно использовать автоматизированные программные модули. Автоматизация ведения единого реестра текущих заказов и хранение всей истории взаимодействия с клиентами позволит повысить эффективность маркетинга, улучшить обслуживание клиентов и обеспечит возможность проведения анализа результатов работы, опираясь на статистические показатели.
Автоматизация системы управления заказами
Автоматизированная система управления заказами представляет собой комплекс взаимосвязанных функциональных мероприятий, обеспечивающих:
- прием и обработку всех входящих обращений;
- фиксацию оформленных заказов;
- планирование закупок и продаж;
- формирование задач и распределение обязанностей по выполнению заказа;
- контролирование оплаты, порядка и сроков выполнения заказов;
- использование технологий CRM-системы для эффективного управления взаимоотношениями с заказчиками;
- анализ и оценку результативности продаж.
Главной задачей системы управления заказами является создание инфраструктуры товародвижения, сокращение времени логистических циклов и общая оптимизация процессов движения товаров от поставщиков к конечному потребителю. Автоматизация учета заказов и автоматизированное управление заказами обеспечивает эффективное управление материальными потоками и рациональное использование ресурсов предприятия.