Система управления запасами
В любой предпринимательской деятельности для обеспечения высокой рентабельности активов и контролирования причинно-следственных связей, возникающих в процессе движения или преобразования материально-производственных ценностей необходима действующая многофункциональная система управления запасами предприятия и строгий учет материальных запасов. Для увеличения эффективности управленческой деятельности системы управления материальными потоками должны обеспечивать возможность получения менеджментом организации исчерпывающего объема информации о текущем состоянии оборотных активов.
Учет материальных запасов
Материальные запасы – это предметы труда, используемые в хозяйственной деятельности предприятия для изготовления товаров (продукции), оказания услуг либо выполнения работ. Учет запасов и учет товаров, а также общий учет материальных средств на предприятии представляет собой комплекс мероприятий по информационному сопровождению процессов формирования и пополнения материальных активов, а также проведение непрерывного контролирования и координирования операций, связанных с их закупкой и реализацией. Материальный учет распространяется на следующие объекты учета:
- материальные ресурсы, используемые при производстве конечного товара или продукта, предназначенного для продажи потребителю;
- материальные средства, предназначенные для перепродажи;
- материальные активы, используемые для сохранения собственного капитала;
- ресурсы, используемые для обеспечения текущей деятельности организации.
Материальные запасы являются одним из важнейших элементов производственного процесса и составляют, как правило, значительную часть всех оборотных активов организации. Прибыльность предприятия во многом зависит от рациональности использования денежных средств при формировании и использовании материально-производственных запасов (МПЗ). Рациональный подход к формированию и использованию ресурсной базы заключается в том, чтобы обеспечить непрерывный процесс хозяйственной деятельности предприятия с максимально возможным показателем рентабельности.
Требования и возможности учета
Учет материальных средств, в т. ч. учет товаров и учет реализации товаров, должен обеспечить возможность определения размера производственных и/или товарных запасов, необходимых и достаточных для бесперебойного функционирования хозяйственной деятельности, и способствовать планированию торгово-закупочной деятельности предприятия. Системный подход к организации учета МПЗ позволит обеспечить непрерывный контроль материальных потоков на предприятии и предоставит менеджменту возможность принятия правильных управленческих решений. Грамотно организованные системы управления материальными потоками способствуют рациональному распределению ресурсов предприятия, уменьшению потерь от простоя производства или невозможности удовлетворения актуального спроса покупателей из-за отсутствия товаров, снижению транспортных издержек.
Задачи учета
Система управления запасами предназначена для формирования фактической себестоимости запасов, правильного и своевременного документального оформления операций, связанных с приобретением, использованием и реализацией материально-производственных запасов. Среди других основных задач учета МПЗ:
- создание информационной инфраструктуры обращения материально-производственных запасов;
- контролирование установленных графиков закупок и продаж;
- координация закупок и продаж с учетом колебания спроса;
- рациональное использование складских помещений;
- детализированный учет запасов, учет материалов, учет товаров, учет реализации товаров;
- усовершенствование взаимоотношений с контрагентами;
- минимизация снижения торгового оборота и простоев производства.
Для оперативного удовлетворения повышенного спроса, имеющего несистемный характер, системы управления материальными потоками могут содержать информацию о поставщиках, готовых в кратчайшие сроки доставить требуемые товары, что позволит более эффективно использовать свои оборотные средства.
«Мнимые» и «скрытые» активы
Детализированный учет материальных средств (в т. ч. учет товаров, учет материалов и учет спецодежды) и централизованная система управления запасами позволит вести объективный учет активов, отражающий наличие на предприятии средств и инструментов, способных предоставить ему экономические выгоды либо преимущества перед конкурентами. Объективный учет материальных ценностей может содержать учет активов, не отраженных в бухгалтерском учете (списанные активы либо активы, не подлежащие бухгалтерскому учету), например, учет спецодежды либо специальных приспособлений. Также для получения объективной оценки активов материальный учет может исключать сведения про активы, учтенные в бухучете, но не представляющие собой реальной значимости.
Автоматизация учета материальных ценностей
Учет материальных запасов и учет реализации товаров с использованием специализированных корпоративных информационных систем позволит реализовать все аспекты учета материально-производственных запасов. Функциональные возможности современных программных продуктов обеспечивают возможность создания прикладной информационной иерархической системы с учетом всех нюансов учетной политики каждого отдельного предприятия. Автоматизированный программный комплекс позволяет объединять в одном информационном пространстве детализированный учет товаров, учет топлива, учет спецодежды, учет ТМЦ, учет материалов с возможностью хранения фотографий, сканированных документов и технической документации в разрезе учетных групп и отдельных регистров учета.