Новая страница
Главная /
Автоматизация учета арендованных помещений
20.08.2011
При сдачи в аренду помещений десяткам и сотням арендаторов встает сложный вопрос: как это все учитывать и планировать. Мощный блок Управления Договорами успешно справляется с этой задачей с помощью прайсово-спецификационной модели.
1. Формирование номенклатуры. Вначале необходимо занести услуги, которые мы предоставляем арендатору: например, помещение и сопроводительные услуги (электричество, телефон, вода и т.д.). После того необходимо создать спецификации оказываемых услуг , а в спецификации расписать из чего состоит цена: для помещения — стоимость квадратных метров и уборка, для сопроводительных услуг — электричество, телефон, вода, почта и т. д.
2. После введения контрагента (арендатора) в базу необходимо создать абонентский договор. В договоре указывается дата начала и дата конца, затем в сервисе нажимается кнопка «создать абонентский договор», после чего предлагается выбрать номенклатура договора. Формируется многоэтапный договор, где этап — это календарный месяц. Также в договоре указывается объект, который сдается
3. В конце учетного периода с помощью «Календаря Задолженностей» формируется пакет документов арендаторам: счета, акты, счет-фактуры. Формирование документов можно разделить: сначала сформировать счета , потом в конце месяца акты и счет-фактуры.
4. Для учета сопроводительных услуг необходимо в акте в экземпляре ТМЦ (экземпляр — это уникальная услуга под заказ клиента — в данном случае сопроводительные услуги для данного арендатора), нужно перейти на закладку модули и внести потребляемые арендатором услуги: электричество, воду, телефон и т. д. При выходе из экземпляра акт предложит установить новую цену на сопроводительные услуги. В дальнейшем будет создан документ пакетного ввода оказываемых услуг для всех арендаторов.
5. В договоре аренды указываются условия оплаты — например, 100% аванс в течении 5 дней после начала месяца, по ним формируются плановые платежи. Таким образом, на основание договоров аренды мы имеем бюджеты выполняемых работ, прихода денег и доходов в любом разрезе ( по типу договору — офисные/производственные, объекты сдачи аренды, время, контрагенты и т. д.)
6. В договоре указываются пени за просрочку, в акте указывается дата начала начисления пени. После выставления акта (оказания услуг) при отсутствии оплаты (наличии задолженности) с даты начала начисления пени — в модули санкции «Пени по договорам» идет начисления пени. Программа предполагает гибкий учет — формирование задолженности по управленческому и бухгалтерскому учету могут различаться, например, управленческая задолженность формируется в начале месяца, а бухгалтерская на основе отгрузке в конце месяца, соответственно пени могут начисляться как в режиме по управленческой задолженности, так и по бухгалтерской.
Хотя TurboFly ERP имеет все возможности для введения большого количества договоров аренды, но в крупных компаниях всегда свои особенности: своя первичка, критерии пакетного формирования документов (например, два счета на оплату, в акте могут быть услуги за текущий и прошлый месяц), свои финансового и экономические бюджеты. И конечно, это требует дополнительных усилий для настройки программы и адаптации ее под клиента, в данном случае арендодателя.
1. Формирование номенклатуры. Вначале необходимо занести услуги, которые мы предоставляем арендатору: например, помещение и сопроводительные услуги (электричество, телефон, вода и т.д.). После того необходимо создать спецификации оказываемых услуг , а в спецификации расписать из чего состоит цена: для помещения — стоимость квадратных метров и уборка, для сопроводительных услуг — электричество, телефон, вода, почта и т. д.
2. После введения контрагента (арендатора) в базу необходимо создать абонентский договор. В договоре указывается дата начала и дата конца, затем в сервисе нажимается кнопка «создать абонентский договор», после чего предлагается выбрать номенклатура договора. Формируется многоэтапный договор, где этап — это календарный месяц. Также в договоре указывается объект, который сдается
3. В конце учетного периода с помощью «Календаря Задолженностей» формируется пакет документов арендаторам: счета, акты, счет-фактуры. Формирование документов можно разделить: сначала сформировать счета , потом в конце месяца акты и счет-фактуры.
4. Для учета сопроводительных услуг необходимо в акте в экземпляре ТМЦ (экземпляр — это уникальная услуга под заказ клиента — в данном случае сопроводительные услуги для данного арендатора), нужно перейти на закладку модули и внести потребляемые арендатором услуги: электричество, воду, телефон и т. д. При выходе из экземпляра акт предложит установить новую цену на сопроводительные услуги. В дальнейшем будет создан документ пакетного ввода оказываемых услуг для всех арендаторов.
5. В договоре аренды указываются условия оплаты — например, 100% аванс в течении 5 дней после начала месяца, по ним формируются плановые платежи. Таким образом, на основание договоров аренды мы имеем бюджеты выполняемых работ, прихода денег и доходов в любом разрезе ( по типу договору — офисные/производственные, объекты сдачи аренды, время, контрагенты и т. д.)
6. В договоре указываются пени за просрочку, в акте указывается дата начала начисления пени. После выставления акта (оказания услуг) при отсутствии оплаты (наличии задолженности) с даты начала начисления пени — в модули санкции «Пени по договорам» идет начисления пени. Программа предполагает гибкий учет — формирование задолженности по управленческому и бухгалтерскому учету могут различаться, например, управленческая задолженность формируется в начале месяца, а бухгалтерская на основе отгрузке в конце месяца, соответственно пени могут начисляться как в режиме по управленческой задолженности, так и по бухгалтерской.
Хотя TurboFly ERP имеет все возможности для введения большого количества договоров аренды, но в крупных компаниях всегда свои особенности: своя первичка, критерии пакетного формирования документов (например, два счета на оплату, в акте могут быть услуги за текущий и прошлый месяц), свои финансового и экономические бюджеты. И конечно, это требует дополнительных усилий для настройки программы и адаптации ее под клиента, в данном случае арендодателя.