Главная /
Управление Договорами и Проектами: от Регистров Документов к Управленческому Учету
Так или иначе компании работают от договора. Где-то договор выступают явно, где-то в виде договор-счета. Объем договоров в год может быть также различен от нескольких крупных заказов до десятки тысяч в год. Управление договорами и проектами можно представить в виде нескольких разрезов:
Что же представляют собой договора? Вначале заключается с Заказчиком программа работ или генеральный договор. В КССС-УДП это уровень называется ПРОЕКТОМ. На основе проекта (генерального договора) заключаются рабочие договора. Благодаря иерархической структуре программы возможно создание вложений дополнительных соглашений к рабочему договору. Договор разбивается на этапы, в этапах указываются выполняемые работы или ТМЦ. На основе выполняемых работ ставится задача (workflow). Заключенные с поставщиком договора помечаются признаком проекта, базового договора с заказчиком, а также к позициям подрядчика притягиваются позиции договора заказчика. В КССС-УДП договора с заказчиками называются «Договорами», договора с подрядчиками «СубДоговорами».
Теперь рассмотрим этапы автоматизации управления договорами.
1. Учет договоров Даже простая регистрация договоров и актов позволяет делать выборки по контрагентам, датам и состояниям. А при вводе полной информации для печатных форм, заметно возрастает качество учета, при этом нет необходимости вводить большой объем данных. Информация заносится один раз и веер документов (допсоглашение, ведомость, смета, протокол) формируется одним нажатием, а при внесении изменений в один документ изменяются в соответствии все документы. В договор заносятся контрагент, рамочный договор, объект, выполняемые работы, этапы, сроки. По этапам выставляются акты, закрывающие работы, указанные в договоре. Если договор – рамочный, конкретные позиции указываются непосредственно в акте, который является операционным документом по реализации и поставке, и формирует первичные документы. Таким образом, в системе есть все документы по расчетам с контрагентами, включая не только плановые работы, но и разовые отгрузки. Учет договоров позволяет сразу же делать выборки по контрагентам и проектам, по актам и договорам, а также видеть какие договора были заключены по объекту строительства и регионам, что радикально ускоряет поиск информации.
2. Согласование документов Для того, чтобы начать работы по договору, последний должен быть согласован и подписан. Процесс согласования документов регламентируются для типов документов. Регламентация подразумевает указание перечня контрольных состояний документов с датами и исполнителями. При создании нового документа автоматически присваивается начальный статус документа и «прокладывается путь» документа. Изменения статуса возможно либо путем выбора нового статуса, либо путем регламентированных переходов, созданных для определенного типа документа и текущего статуса. При смене статуса меняются реквизиты документы: исполнитель, ответственный и срок состояния.
Для контроля согласований имеется выборка «Текущие Дела», который представляет собой генератор отчетов. «Текущие дела» предоставляет информацию о состояние документов на сегодня с указанием сроков, причем просроченные и дела на сегодня выделяются цветом. В отчете можно указывать произвольные фильтры, в том числе по исполнителям и состояниям документов. Внешний вид отчет также настраивается путем определение разбивки на таблицы и указания столбцов аналитики.
3. Учет движения договоров Учет включает отслеживание финансовых изменений статуса субъекта учета, оплаты, формирование отчетов по ситуации с договорами. Решение этой задачи с помощью системы КССС позволяет отслеживать выставленные и подписанные акты, движение денег. Немаловажным свойством системы является возможность формирования отчетов по фильтрам: контрагенты, договора, объекты строительства, регионы. Сформированный отчет можно экспортировать в MS OFFICE. Данный пункт позволяет более прозрачно работать с регионами, и отслеживать задержки с подписанием актов и отслеживанием оплат. Учет движения договоров формирует прозрачную среду планово-договорного отдела и в бухгалтерии. Работа в реальном времени с договорами позволяет оперативно предоставлять информацию руководству о текущем состоянии компании и работе с контрагентами и регионами.
4. Расчет себестоимости
После того как налажен учет расчетов с контрагентами, компания обращает взор внутрь. Действительно, фирма в целом работает с прибылью, однако себестоимость отдельных договоров пока неизвестна. Тогда встает вопрос учета затрат и снижения себестоимости. Если предыдущий пункт качественно изменял управленческий учет, то данный пункт меняет и количественно. При заключении договора мы планируем затраты в разрезе договора и производимой по договору продукции. Таким образом, мы имеем двухуровневую систему расчета производства с выпуском продукции по фактической цене и планированием по верхнему уровню. Фактические затраты помечаются признаками договора и объекта изделия. Субподряд уже заключается под конкретные позиции договора, уже на этом этапе мы не можем допустить перерасход ресурсов. При реализации (выставлению актов) мы считаем себестоимость, и мы видим, что в целом мы поимели прибыль, однако при более детальном учете, часть позиции выработано с убытком, а часть позиции не имеют затрат, что не соответствует действительности, т.е. затраты не учтены. Смотрим отчет по плановым затратам, фактическим, себестоимости, прибыли и незавершенки. Нераспределенные затраты распределяются по договорам в выпуске продукции. Формируется план закупок.
5. Формирование бюджета Таким образом, автоматизация Управление Договорам и Проектами позволяет получить систему плановых и фактических показателей основной деятельности компании. Теперь имеется возможно планировать свои доходы и расходы, движение денежных средств, управлять затратами, работать с контрагентами, планировать работы. При этом основу операционного бюджета составляет портфель договоров. Параллельно формируется бюджетный план доходов и расходов, созданный на основе заявок центров финансовой ответственности, подразделений и сотрудников. По совокупности портфеля договора и бюджета заявок формируется консолидированный месячный бюджет.
Потребителями данной информации являются руководство компании, начальники договорного отдела, отдела маркетинга, отдела работы с субподрядчиками, региональные руководители, которым нужна оперативная информация для принятия управленческих решений (по кредитам, расчетам НДС, оплатам поставщикам и т.д.).
6. Отслеживание нефинансовой информации Для адекватного принятия решений необходимо обладание как финансовой, так и не финансовой (технологической) информации. Если финансовая информация отражает эффективность работы компании, то технологическая информация предоставляет данные для принятия решений. Отслеживания информации по выполнению работ договор разбивается на задачи (workflow). Задачи содержит стадии выполнения, исполнителей и ресурсы, а также связь с другими задачами. Управление задачами выглядит как контроль текущих дел, в котором отслеживаются состояния задач.
7. Программная платформа КССС-УДП разработано в среде «Турбо Бухгалтер 6.9». Основными преимуществами платформы является следующие элементы:
Как мы видим, пункты 1 и 2 относятся к делопроизводству, п.3-5 соответственно к управленческому учету, а п.6 к бизнес-процессам. Таким образом, автоматизацию Управления Договорами и Проектами можно вести по нескольким направлениям и этапам. Необязательно ее проводить одновременно и комплексно. Степень готовности предприятие определяются ее внутренним состоянием.
Для малых предприятий мы предлагаем бесплатный продукт «Регистры Дел», который позволяет вести регистры документов: проектов, договоров, актов, платежей, канцелярии и в дальнейшем перейти на КССС-УДП. Для средних предприятий со стандартным учетом – это коробочное решение. Для сложных предприятий комплексное внедрение. Ознакомиться с программой можно с помощью демо-версии.
- Делопроизводство. Данный разрез стоит из двух уровней: обязательный (регистрация документов и печатные формы) и расширенный (согласование (включая канцелярию) и принятие решений).
- Управленческий учет. Здесь проходит финансовая информация. Реализация и Поставка, Движение денежных средств, расчет себестоимости, использование также имеют два уровня: план и факт. Вершиной управленческого учета, основанного на портфеле договоров, является бюджет и его исполнение.
- Бизнес-процессы. Это технологическая нефинансовая информация, необходимая для определения на какой стадии находится выполнения договора, и какой путь дальше пройдет заказ.
Что же представляют собой договора? Вначале заключается с Заказчиком программа работ или генеральный договор. В КССС-УДП это уровень называется ПРОЕКТОМ. На основе проекта (генерального договора) заключаются рабочие договора. Благодаря иерархической структуре программы возможно создание вложений дополнительных соглашений к рабочему договору. Договор разбивается на этапы, в этапах указываются выполняемые работы или ТМЦ. На основе выполняемых работ ставится задача (workflow). Заключенные с поставщиком договора помечаются признаком проекта, базового договора с заказчиком, а также к позициям подрядчика притягиваются позиции договора заказчика. В КССС-УДП договора с заказчиками называются «Договорами», договора с подрядчиками «СубДоговорами».
Теперь рассмотрим этапы автоматизации управления договорами.
1. Учет договоров Даже простая регистрация договоров и актов позволяет делать выборки по контрагентам, датам и состояниям. А при вводе полной информации для печатных форм, заметно возрастает качество учета, при этом нет необходимости вводить большой объем данных. Информация заносится один раз и веер документов (допсоглашение, ведомость, смета, протокол) формируется одним нажатием, а при внесении изменений в один документ изменяются в соответствии все документы. В договор заносятся контрагент, рамочный договор, объект, выполняемые работы, этапы, сроки. По этапам выставляются акты, закрывающие работы, указанные в договоре. Если договор – рамочный, конкретные позиции указываются непосредственно в акте, который является операционным документом по реализации и поставке, и формирует первичные документы. Таким образом, в системе есть все документы по расчетам с контрагентами, включая не только плановые работы, но и разовые отгрузки. Учет договоров позволяет сразу же делать выборки по контрагентам и проектам, по актам и договорам, а также видеть какие договора были заключены по объекту строительства и регионам, что радикально ускоряет поиск информации.
2. Согласование документов Для того, чтобы начать работы по договору, последний должен быть согласован и подписан. Процесс согласования документов регламентируются для типов документов. Регламентация подразумевает указание перечня контрольных состояний документов с датами и исполнителями. При создании нового документа автоматически присваивается начальный статус документа и «прокладывается путь» документа. Изменения статуса возможно либо путем выбора нового статуса, либо путем регламентированных переходов, созданных для определенного типа документа и текущего статуса. При смене статуса меняются реквизиты документы: исполнитель, ответственный и срок состояния.
Для контроля согласований имеется выборка «Текущие Дела», который представляет собой генератор отчетов. «Текущие дела» предоставляет информацию о состояние документов на сегодня с указанием сроков, причем просроченные и дела на сегодня выделяются цветом. В отчете можно указывать произвольные фильтры, в том числе по исполнителям и состояниям документов. Внешний вид отчет также настраивается путем определение разбивки на таблицы и указания столбцов аналитики.
3. Учет движения договоров Учет включает отслеживание финансовых изменений статуса субъекта учета, оплаты, формирование отчетов по ситуации с договорами. Решение этой задачи с помощью системы КССС позволяет отслеживать выставленные и подписанные акты, движение денег. Немаловажным свойством системы является возможность формирования отчетов по фильтрам: контрагенты, договора, объекты строительства, регионы. Сформированный отчет можно экспортировать в MS OFFICE. Данный пункт позволяет более прозрачно работать с регионами, и отслеживать задержки с подписанием актов и отслеживанием оплат. Учет движения договоров формирует прозрачную среду планово-договорного отдела и в бухгалтерии. Работа в реальном времени с договорами позволяет оперативно предоставлять информацию руководству о текущем состоянии компании и работе с контрагентами и регионами.
4. Расчет себестоимости
После того как налажен учет расчетов с контрагентами, компания обращает взор внутрь. Действительно, фирма в целом работает с прибылью, однако себестоимость отдельных договоров пока неизвестна. Тогда встает вопрос учета затрат и снижения себестоимости. Если предыдущий пункт качественно изменял управленческий учет, то данный пункт меняет и количественно. При заключении договора мы планируем затраты в разрезе договора и производимой по договору продукции. Таким образом, мы имеем двухуровневую систему расчета производства с выпуском продукции по фактической цене и планированием по верхнему уровню. Фактические затраты помечаются признаками договора и объекта изделия. Субподряд уже заключается под конкретные позиции договора, уже на этом этапе мы не можем допустить перерасход ресурсов. При реализации (выставлению актов) мы считаем себестоимость, и мы видим, что в целом мы поимели прибыль, однако при более детальном учете, часть позиции выработано с убытком, а часть позиции не имеют затрат, что не соответствует действительности, т.е. затраты не учтены. Смотрим отчет по плановым затратам, фактическим, себестоимости, прибыли и незавершенки. Нераспределенные затраты распределяются по договорам в выпуске продукции. Формируется план закупок.
5. Формирование бюджета Таким образом, автоматизация Управление Договорам и Проектами позволяет получить систему плановых и фактических показателей основной деятельности компании. Теперь имеется возможно планировать свои доходы и расходы, движение денежных средств, управлять затратами, работать с контрагентами, планировать работы. При этом основу операционного бюджета составляет портфель договоров. Параллельно формируется бюджетный план доходов и расходов, созданный на основе заявок центров финансовой ответственности, подразделений и сотрудников. По совокупности портфеля договора и бюджета заявок формируется консолидированный месячный бюджет.
Потребителями данной информации являются руководство компании, начальники договорного отдела, отдела маркетинга, отдела работы с субподрядчиками, региональные руководители, которым нужна оперативная информация для принятия управленческих решений (по кредитам, расчетам НДС, оплатам поставщикам и т.д.).
6. Отслеживание нефинансовой информации Для адекватного принятия решений необходимо обладание как финансовой, так и не финансовой (технологической) информации. Если финансовая информация отражает эффективность работы компании, то технологическая информация предоставляет данные для принятия решений. Отслеживания информации по выполнению работ договор разбивается на задачи (workflow). Задачи содержит стадии выполнения, исполнителей и ресурсы, а также связь с другими задачами. Управление задачами выглядит как контроль текущих дел, в котором отслеживаются состояния задач.
7. Программная платформа КССС-УДП разработано в среде «Турбо Бухгалтер 6.9». Основными преимуществами платформы является следующие элементы:
- Удобство интерфейса. Легкость настройки внешнего вида печатных форм. Быстрый доступ к документам из Центра Управления и меню.
- Генератор отчетов. Пользователю нет необходимости в программировании отчетов, пользователь сам может настроить, что он хочет увидеть в строках, что в столбцах, и по какому критерию разбито на таблицы (куб OLAP).
- Открытый и доступный код. Специалист достаточно легко и быстро внесет доработки в систему без ее остановки.
- Работа на SQL. Возможно подключение внешних приложений непосредственно к базе данных, а также формирование отчетов и сложных расчетов непосредственно на SQL, что существенно ускоряет работу с программой.
Как мы видим, пункты 1 и 2 относятся к делопроизводству, п.3-5 соответственно к управленческому учету, а п.6 к бизнес-процессам. Таким образом, автоматизацию Управления Договорами и Проектами можно вести по нескольким направлениям и этапам. Необязательно ее проводить одновременно и комплексно. Степень готовности предприятие определяются ее внутренним состоянием.
Для малых предприятий мы предлагаем бесплатный продукт «Регистры Дел», который позволяет вести регистры документов: проектов, договоров, актов, платежей, канцелярии и в дальнейшем перейти на КССС-УДП. Для средних предприятий со стандартным учетом – это коробочное решение. Для сложных предприятий комплексное внедрение. Ознакомиться с программой можно с помощью демо-версии.