Новая страница
Главная /
Опыт автоматизации бухгалтерии в ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД. О переходе ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" с бухгалтерской программы «Турбо Бухгалтер» версии 6.9 на бухгалтерскую программу «Турбо 9» версии 9.3.
28.07.2014
Опыт автоматизации бухгалтерии в ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД.
О переходе ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" с бухгалтерской программы «Турбо Бухгалтер» версии 6.9 на бухгалтерскую программу «Турбо 9» версии 9.3.
ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" занимается производством силовых, измерительных и электропечных трансформаторов, и реакторного оборудования. ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" входит в крупнейшие налогоплательщики страны. Бухгалтерская база содержит 3 млн проводок с 2002 года, около 160 тыс. ТМЦ, около 20 тыс. контрагентов, 3500 амортизируемых основных средств, 30 рабочих мест.
Переход на новую платформу «Турбо9» начался в мае 2013 и завершился в апреле 2014 сдачей первого квартала 2014 в новой программе, причем полноценная работа началась сразу с января 2014 года.
Целями перехода были:
1. повышение быстродействия системы;
2. отказ от режима ввода проводок в пользу ввода документов;
3. повышения удобства работы с программой;
4. поддержка разработчиком платформы как поддержка законодательства, так и развитие самой платформы.
В процессе перехода были перенесены все проводки и аналитические справочники, таким образом, переход был осуществлен без потери информации, а с учетом новых возможностей генератора отчетов качество аналитической модели значительно возросло.
Функциональность при переходе была адаптирована под нужды ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" – скрыты неиспользуемые поля, добавлены значения по умолчанию, добавлены новые типы документов. Перенесены и функционально расширены следующие учетные модули:
1. Справочники;
2. Банк;
3. Клиент-банк;
4. Касса;
5. Расчеты с покупателями;
6. Расчет с поставщиками;
7. Учет материалов;
8. Учет готовой продукции;
9. Отчетность;
10. Основные средства;
11. Учет НДС;
12. Учет спецодежды и спецоснастки;
13. Производственные отчеты.
Главной проблемой старой версии была производительность системы. При переходе на новую версию производительность возросла на порядки:
1. Если раньше вход в программу занимал от 30 минут и более, то теперь время входа программу от 30 секунд. Кроме того перед запуском старой версии ее необходимо было обновить, сейчас таких проблем нет.
2. Для просмотра введенной информации в виде проводок требовалось ждать обработку от 1 до 10 минут, то сейчас показ проводок и построение оперативных отчетов занимает до 5 секунд.
3. В старой версии сложные расчеты (например, ведомость амортизации или отчет по задолженностям) занимали 1-4 часа, то теперь такие расчеты длятся 10 -30 минут. Таким образом, производительность системы была увеличена до 100 раз со значительным повышением качества учета, и, следовательно, эффективность работы сотрудников предположительно возросла за счет снижения ожидания расчетов программы минимум в 2 раза.
В старой версии программы учет поставлен был таким образом, что более половины данных вносилось путем ввода простых проводок в табличный журнал, а не созданием документа. Одной из целей перехода был максимальный отказ от прямого ввода проводок, с этой целью были адаптированы существующие операционные документы и созданы новые.
Документ «Поставка» был разбит на несколько операционных документов:
1. Поставка Товаров;
2. Поставка Материалов;
3. Поставка Импорт;
4. Акт Услуг;
5. Поставка Оборудования.
6. Возврат ТМЦ нами;
7. ДопРасходы.
Аналогично документ «Движение ТМЦ» был разбит на следующие типы документов:
1. Списание Материалов в производство;
2. Прочее Списание Материалов
3. Перемещение Материалов между Складами;
4. Спецоснастка из Производства;
5. Перевод спецодежды;
6. Передача спецоснастки.
Также документ «Оплата с внутренних счетов» был разделен 4 типа документов:
1. Получение внутренней оплаты;
2. Прочая оплата Поставщику;
3. Закрытие Авансов;
4. Последующая оплата Поставщику;
Такой подход позволил решить следующие задачи:
1. Оптимизировать интерфейс под каждую операцию;
2. Задать значения по умолчанию для каждой операции;
3. Назначить права доступа на каждую операцию (раньше соответственно можно было дать только на два типа документов – поставка и движение тмц).
Результатом стал более простой и визуально удобный ввод информации.
Для уменьшения объема ввода проводок в табличный журнал были созданы новые типы документов:
1. Блок Банковские документы:
1.1. Перевод Валюты.
2. Блок Расчеты с Покупателями:
2.1. Гарантийная Поставка;
2.2. Списание Активов;
2.3. Возврат Брака;
2.4. Возврат ТМЦ нам.
3. Блок Расчеты с поставщиками:
3.1. НДС по Гарантийному Ремонту;
3.2. Поставка Брака;
3.3. Поставка-Перевыставление;
3.4. Санитарное Содержание;
3.5. Вознаграждение за Тару;
3.6. Поставка НДС Материалов.
4. Блок Списание материалов в производство:
4.1. Преобразование Материалов в Товары;
4.2. Прием - передача (комплектация) материалов.
5. Блок Учет давальческого сырья:
5.1. Получение Давальческого Сырья;
5.2. Возврат Нами Давальческого Сырья;
5.3. Передача Давальческого Сырья;
5.4. Перемещение Давальческого Сырья.
6. Блок Кассовые документы:
6.1. Авансовый отчет.
6.2. Отчеты о Командировке.
Ввод новых типов документов позволил упорядочить и систематизировать ввод документов, регламентировать права доступа к операциям, что привело к снижению риска ввода ошибок и упрощению ввода информации.
Сам ввод проводок в табличный журнал стал более удобным для пользователей:
1. Данные из проводки можно распечатать в форме бухгалтерской справки.
2. В одном документе ввода можно создать несколько проводок по одной операции.
3. Для ввода оставлена только используемая аналитика (около 30 справочников из 100), неиспользуемые параметры можно скрывать для удобства просмотра.
4. Добавлено дублирование аналитики – сквозной для всех проводок в документе ввода.
Полностью переработан модуль «Учет Готовой Продукции». Если в старой версии программы модуль был сделан на sql запросах (что не приветствуется, поскольку игнорирует бизнес-логику программы), то в новой версии запросы были заменены на технологические проводки, что позволили решить следующие задачи:
1. отказ от прямых sql –запросов;
2. использование стандартного генератора отчетов;
3. возможность создания вместо технологических – бухгалтерских проводок по учету производства;
В старой версии программы было создано много отчетов на бланках средствами программирования. Благодаря новому генератору отчетов – отчеты не программируются, а настраиваются, причем пользователи это могут делать самостоятельно. Были созданы следующие блоки параметрических отчетов вместо программируемых отчетов:
1. Отчеты для использования данных в программе Макс;
2. Отчеты по Контролю НДС;
3. Отчеты по Контролю ошибок ввода;
4. Отчеты по учету материалов;
5. Отчеты по Задолженностям Контрагентов;
6. Отчеты по учету готовой продукции;
7. Отчеты по реализации в разрезе счетов-фактур.
При использовании генератора отчетов вместо отчетов на бланках выявлены следующие преимущества:
1. регламентированы права доступа к отчетам;
2. Отчеты стали интерактивными – любое поле в отчете может быть раскрыто и детализировано;
3. Отчеты быстро настраиваются и дублируются под каждую конкретную задачу
4. Скорость формирования параметрических отчетов существенно превосходит время заполнения отчетов на бланках;
Кроме того, выполнена настройка отчетов для конкретных пользователей, что в предыдущей версии было невозможно или затруднительно. Уточняющие отчеты адаптированы под требования пользователей, изменены ширины столбцы и выводимые разъименованные поля, а также добавлены кто создал и изменил проводку.
Адаптация программы под ОАО "ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" происходила без правки стандартного комплекта путем создания надпроектов (расширения возможностей) и параметрических настроек. Такой подход облегчит обновление программы.
Большая часть адаптации была реализована через параметрические настройки:
1. Настройка внешнего вида.
2. Значения по умолчанию.
3. Присвоение полей при сохранении документа.
Такой подход позволил:
1. Быстро настраивать документы без программирования прямо на месте пользователя.
2. Создавать новые типы документов со своими значениями по умолчанию и внешним видом.
3. Регламентировать доступ к полям для разных пользователей.
Было улучшено автоматизированное заполнение форм 1 и 2 бухгалтерской отчетности с написанием формул к расшифровкам строк с сохранением и отображением результата расчета в экранной форме. Данная форма содержит около 2000 формул. Отдельная закладка «План Счетов» в «Учетной Политике» отображается иерархически список счетов, отмечает активные счета и остатки на них.
Автоматизировано заполнение Уведомления о контролируемых сделках с последующей выгрузкой в XML-формат. Выгрузка уведомления состоит из 2700 файлов.
Итогом внедрения стала сдача первого квартала в новой программе.
В результате перехода на новую версию программы ОАО ""ПК ХК ЭЛЕКТРОЗАВОД" получил следующие преимущества:
1. Более чем в 100 раз возросшую производительность.
2. Уменьшение объема ввода простых (не связанных с документами) проводок в табличный журнал и создание более 20 новых типов документов.
3. Упрощение ввода информации путем создания специализированных документов и заполнения значений по умолчанию.
4. Возросшую качественную модель аналитического учета путем использования нового генератора отчетов.
5. Регламентация прав доступа к операциям, полям документов и отчетам и самой базе данных, в том числе возможность ограничения работы пользователя только в одной сессии, ограничение времени работы в программе, что удобно для работы пользователей в терминальном режиме, а также закрытие периода путем простого ввода даты закрытия и установки в правах пользователя возможности редактирования закрытого периода, что дает возможность активно и оперативно редактировать аналитику в закрытом периоде. В настройке пользователя задан автоматический выход из программы по расписанию.
6. Новые средства администрирования документов (просмотр истории, откат на старую версию и т.д.). Более широкие возможности предоставляет приложение «Тотальный контроль». Справочники и операционные документы содержат закладку «Историю», где видно кто и когда менял какие поля в документах. Также по горячей клавише можно посмотреть историю изменения конкретного поля.
7. Техническую поддержку со стороны разработчика платформы по новым возможностям и поддержку законодательной базы.
Внедрение проводилось на версии TurboFly V.6 Бухгалтерия, которая содержит в стандартном комплекте порядка 150 типов операционных бухгалтерских документов.